BANKADA İÇ DENETİM UYGULAMASI

BANKADA İÇ DENETİM UYGULAMASI
Uluslararası finans piyasalarında meydana gelen hızlı gelişmeler, diğer gelişmekte olan ülkelerde olduğu gibi, Türk bankacılık sektöründe de, gözetim ve denetim başta olmak üzere çeşitli alanlarda düzenleme yapılmasını zorunlu kılmıştır.
Bu nedenle ilk olarak Haziran 1999:da 4389 sayılı Bankalar Kanunu’nun 9/4. Maddesinde; “Bankalar işlemleri nedeniyle karşılaştıkları risklerin izlenmesi ve kontrolünü sağlamak amacıyla faaliyetlerinin kapsamı ve yapısıyla uyumlu, esas ve usulleri kurumca çıkarılacak yönetmelikle belirlenecek etkin bir iç denetim sistemi ve risk kontrol ve yönetim sistemi kurmakla yükümlüdürler” denilerek, risk yönetimi ve iç denetim sisteminin hukuki zemini hazırlanmıştır.
Söz konusu kanun maddesi ve bankacılık sistemine yönelik olarak ortaya konulan yeni anlayış çerçevesinde gerekli düzenlemeler yapılmaya başlanmış ve BDDK tarafından hazırlanan “Bankaların İç Denetim ve Risk Yönetimi Sistemleri hakkında Yönetmelik” 08.02.2001 tarih ve 24312 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
İçeriği ile Basle Komitesinin prensipleriyle de bağdaşan bu yönetmeliğin 3. Maddesi gereği, bankalarca bu esasların uygulanması zorunlu kılınmış ve yaptırıma bağlanmıştır. Buna göre bankalar, 1 Ocak 2002 tarihine kadar iç denetim ve risk yönetimi sistemlerini bu yönetmeliğe uygun hale getirmek zorundadırlar.
Tezimizin başlangıç noktasını oluşturan bu yönetmelikte iç denetim sistemi; “İç kontrol sistemi ile teftiş sisteminden oluşan bütünleştirilmiş süreci” ifade etmektedir.
Bu bölümde bankanın iç denetim sistemi içinde önceden varolan Teftiş sistemi ile banka için çok yeni bir uygulama elan İç Kontrol Sistemi uygulamalarını inceleyeceğiz. İç denetim banka organizasyon şemasında görüldüğü gibi doğrudan yönetim kurutuna bağlıdır.
4.1.1. Teftiş Kurulu Başkanlığı
Teftiş Kurulu Başkanlığını incelemeden önce bu bölümde sıkça kullanılacak olan terimleri açıklayalım.
Teftiş: Bankanın ve bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşların çalışmalarının, işlemlerinin ve hesaplarının incelenmesi; bölgenin ekonomik ve sosyal yapısı dikkate alınarak önerilerde bulunulması yoluyla yapılır.
Soruşturma: Bankada veya bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşlarda çalışan personelin mevzuat hükümlerine aykırı, kanuni veya disiplin suçu niteliğindeki tutum ve eylemlerine ilişkin olarak araştırma yapılmasıdır.
İnceleme: Bankanın ve Bankanın denetimle yetkili olduğu kuruluşların çalışmalarına ilişkin olarak ya da gerekli görülecek konular için yurt içinde ve yurt dışında araştırmalarda bulunulması; yukarıda sözü edilen yerlerde çalışan personelin soruşturmayı gerektirmeyen tutum ve eylemlerine ilişkin araştırma yapılmasıdır.
Müfettiş: Bankalar Kanunu’nun 9. Maddesinin 4. Fıkrasına göre, banka yönetim kurulunun görevlendirdiği, genel müdürlük makamından aldığı yetkiye dayanarak banka işlemlerinin bankacılık mevzuatına uygunluğunu denetleyen banka elemanıdır.

4.1.1.1. Başkanlığın Kuruluşu
“Teftiş Kurulu Başkanlığı, bir başkan, Genel Müdür tarafından uygun görülecek sayıda başkan yardımcısı, Başmüfettiş ve müfettiş yardımcıları ile teftiş kurulu bürosundan oluşur.
Teftiş Kurulu Başkanlığı, doğrudan Genel Müdüre bağlıdır. Teftiş Kurulu Başkanı görevlerini, müfettiş ve müfettiş yardımcıları da teftiş, inceleme ve soruşturmaları Genel Müdür adına yaparlar.
Teftiş Kurulu Başkanlığının çalışma merkezi Ankara’dır. Gerektiğinde, Teftiş Kurulu Başkanının önerisi ve Genel Müdürün onayıyla Ankara dışında yardımcı çalışma merkezleri kurulabilir. Bunlar aynı yolla değiştirilebilir, kaldırılabilir.

4.1.1.2. Teftiş Kurulu Başkanlığının Görevleri
Genel Müdürün onayı almak kaydıyla Başkanlığın görevleri şunlardır:
– Teftişin etkin bir biçimde yürütülmesi doğrultusunda kabul edilen genel prensipler ışığında, Bankadaki uygulama esaslarını tespit etmek ve personelin verimli çalışmasını özendirici bir teftiş sistemi geliştirmek,
– Banka teşkilatı ile Bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşlarda her türlü teftiş, inceleme ve soruşturma yaptırmak,
– Uygun görülecek konular için yurt içinde ve yurt dışında araştırmalarda bulunmak, konferans ve seminerlere katılmak ve düzenlemek,
– Yılda en az bir defa Genel Müdürlük birim başlarının da katılımı ile Müfettişlerin bir yıllık çalışma dönemi sonunda tespit ettikleri uygulamada görülen aksaklıklar ile çözüm yolları ve önerilerin değerlendirileceği toplantılar düzenlemek.

4.1.1.3. Müfettiş ve Müfettiş Yardımcılarının Görev ve Yetkileri
– Bankanın ve bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu Kuruluşların çalışmaları, işlemleri, hesapları ve personeli hakkında her türlü teftiş, inceleme ve soruşturma yapmak,
– İşlemlerini teftiş ettikleri banka personelinin çalışma ve verimliliklerini inceleyerek genel durumları hakkında gizli teftiş raporu düzenlemek,
– Mevzuatın uygulanmasından doğan sonuçlar üzerinde inceleme yapmak, görülecek yanlışlık veya eksikliklerin iyi şekilde yürümesini, personelin çalışmalarından daha verimli bir biçimde faydalanılmasını sağlamak için alınması gerekli önlemlerle ilgili düşünce ve görüşlerini Başkanlığa iletmek,
– Başkanlıkça programlanan ve yürütülen hizmet içi eğitim çalışmalarına katılmak,
– Zimmet, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma gibi yüz kızartıcı bir suçtan ötürü haklarında soruşturma açılanların görevleri başında kalmalarının sakıncalı görülmesi, para ve para hükmündeki evrak ve senetlerin, malların, bunlara ilişkin kayıtların, belge ve defterlerin talep halinde derhal gösterilmemesi, verilmemesi veya bunlarla ilgili soruların cevaplandırılmasından kaçınılması gibi, ilgilinin, bankanın diğer personeline ve banka mallarına karşı zarar vereceği veya mevcut delilleri ortadan kaldıracağı yolunda güçlü belirtiler bulunması gibi durumlarda banka personelini görevden uzaklaştırmak.
Görevden uzaklaştırma yetkisinin, Müfettiş veya Müfettiş Yardımcılarınca resen kullanılması halinde, gerekçesiyle birlikte derhal Başkanlığa bilgi verilir. Görevden uzaklaştırılan ilgili, birimin en üst düzey yetkilisi ise, Gene! Müdürlükten emir gelinceye kadar bu görev, uygun görülecek başka bir personele verilerek bu konu da Başkanlığı bildirilir.
Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları, her türlü görev emirlerini Başkandan alırlar. Göreve ait çalışmalarının sonucunu başkanlığı bildirirler. Gerek gördüğü hallerde, Gene! Müdür görev verme ve çalışmaların sonuçlarını alma işlerini doğrudan kendisi yürütebilir.
Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları bankanın Gene! müdürlük birimleri dışındaki birimlerinde, bir konuda teftiş ve inceleme yaparken gerek resen gerek yapılan bildirme ve şikayetler üzerine, gerekli görürlerse, Başkanlığa önceden bilgi vermek kaydıyla soruşturmaya başlamakla görevli ve yetkilidirler.
Bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşlarda ön tetkik ve soruşturmaya başlanılması, Başkanlığın talimatına bağlıdır.
Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları başladıkları teftiş, inceleme, soruşturma ve diğer işleri, ara vermeden Başkanlık tarafından verilen süre içerisinde yapmak ve bitirmekle yükümlüdürler. Süresinde bitirilemeyeceği anlaşılan işler hakkında Başkanlığa zamanında bilgi verip alacakları talimata göre hareket ederler. Müfettiş ve müfettiş yardımcıları, görev yerinden ayrılmadan önce bütün raporları düzenleyerek Başkanlığa göndermek zorundadırlar.
Müfettiş ve Müfettiş Yardımcılarının yapamayacakları işler şu şekilde sıralanabilir:
– Yönetim işlerine karışamazlar ve yürütmeye ilişkin emirler veremezler.
– İnceledikleri defter, kayıt ve belgeler üzerine kontrole ilişkin işaret ve kısa yazılardan başka açıklama, ek ve düzeltme yapamazlar.
– Yaptıkları teftiş, inceleme, soruşturma ve diğer işler hakkında yetkili makamlardan başkasına bilgi veremezler.
– Bankanın ve bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşların personeline, teftiş, inceleme ve soruşturma ile ilgili kimselere konuk olamazlar; beşeri ve sosyal ilişkilerin gerektirdiği konular dışında kalan hizmet ve ikramlarını kabul edemezler, bunlarla herhangi bir menfaat bağı kuramazlar ve borç para alamazlar, kefaletini kabul edemezler.

4.1.1.4. Teftişe Tabi Olanların Sorumluluk ve Yükümlülükleri
– Teftiş ve denetime tabi birim ve kurumlarda bulunan görevliler; para ve para hükmündeki evrak ve senetleri, ambar ve depolarda bulunan mallan, gizli de olsa, işlemlere ilişkin bütün dosya, defter ve belgelen, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcısına istendiğinde derhal göstermek, saymasına, yoklamasına, her türlü inceleme ve araştırma yapmasına yardım etmek zorundadırlar.
– Müfettiş ve Müfettiş yardımcıları görevlerini yaptıkları sırada gerekli gördükleri her türlü işleme ait evrak, kayıt ve belgelerin asıllarını ve örneklerini, teftiş ve denetime tabi birim ve kurumlarda bulunan görevlilerden isteyebilirler. Görevliler bu isteği yerine getirmek zorundadırlar.
– Teftiş ve denetime tabi birim ve kuruluşlar Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları tarafından düzenlenen cevaplı teftiş raporlarına cevap vermekle yükümlüdürler.
4.1.1.5. Teftiş Kurulunun Çalışma Esasları
Teftiş Kurulunun çalışmaları yaz ve kış çalışmaları şeklinde iki döneme ayrılır. Yaz çalışmaları Haziran ayının başından Kasım ayının başına kadar, kış çalışmaları da Aralık ayı başından Mayıs ayının sonuna kadar sürer.
Kış çalışmaları, Müfettişin görev merkezinde yapılır. Yaz çalışmaları ise 7 coğrafi bölgenin Müfettişlere kıdem sırasına göre dönüşümlü olarak teftiş ettirilmesi esasına göre yapılır.
Genel Müdürce onaylanan teftiş programlan, her çalışma döneminin başlamasından en geç 15 gün önce Müfettişlere gönderilir.

4.1.1.6. Bankada Teftiş Kurulu Uygulaması
Müfettiş teftiş yapılacak birime herhangi bir zorunluluk bulunmadığı sürece normal mesai günlerinde, mesainin bitimine yakın saatlerde gelirler. Öncelikle teftiş edilen birimin, teftişe başlanılan gün itibariyle aktifindeki kayıtlı bulunan kıymetlerin sayılması ve bunların niteliklerinin mevzuatta belirtilmiş esaslara uygunluğunun gözden geçirilmesi gerekir.
Kıymetler, likidite derecelerine göre, en likit kıymetten başlanılarak, likiditesi düşük olanlara doğru bir sıra takip edilerek sayılır. Genel olarak bu sıra; Türk Parası , Yabancı paralar, vadesi gelmiş menkul değerler, menkul değerler cüzdanı, iskonto ve iştira senetleri , damga ve posta pullan, ödeme emirleri , şehirde tahsil olacak senetler, teminat için alınan senetler, emanet ve rehinli kıymetler, diğer nazım hesaplarda bulanan kıymetler şeklindedir. Her sayımda, sayılan kıymetlerin saklanmasından sorumlu olanlar mutlaka hazır bulundurulur.
Sayım ve döküm sonucu bulunan rakamlar ile esas ve yardımcı kayıtlar karşılaştırılır. Bunlar arasında fark bulunması halinde, nedenleri araştırılarak cevaplı teftiş raporunda açıklanır.
Teftiş sonuna kadar uygunluk sağlanamaması halinde, müfettiş ilgili tenkit maddesinde “ekip kurulmak suretiyle uygunsuzluğun sebebinin araştırılarak bulunması, sonucu Genel Müdürlüğe bildirilmesi, gelecek teftişte müfettişe sunulmak üzere evrakın saklanması ” yolunda bir açıklamada bulunarak teftiş yerinden ayrılır.
Bankada uygulanan Teftiş usulleri uygulanan yöntem açısından tam teftiş ve sondaj yoluyla teftiş , teftiş edilen birim itibariyle şube teftişi (normal teftiş) ve servis teftişi konu itibariyle ise işlemler ve hesaplar teftişi ile faaliyet teftişi şeklindedir.
Tam Teftiş yönteminde teftiş dönemine giren işlemlerin tamamı kapanmış olsun olmasın, tek tek gözden geçirilir, mevzuata, teknik gereklere uygun olup olmadıklarına bakılır. Başkanlıkça özel bir talimat verilmedikçe bu yöntem uygulanmaz.
Sondaj yoluyla teftişte teftiş edilecek birimdeki işlem ve hesaplar örnekleme yoluyla seçilerek belli bir oranının araştırması yapılır.
Servis teftişi ise teftiş edilecek birimin, Başkanlık tarafından belirlenen belli bir servisine ait işlem ve hesaplarının norma! teftişe tabii tutulmasıdır.
Uygulamamızda inceleyeceğimiz normal teftiş olup, özelliği itibariyle işlemlerin ve hesapların teftiş edilerek, birimin teftiş dönemindeki işlemlerinin mevzuat hükümlerine, teknik gereklere uygun olup olmadığını anlamak, varsa hesaplardaki hataları, eksiklikleri veya yolsuzluk ve usulsüzlükleri ortaya çıkarmak için yapılan çalışmalardır.
Bu şekildeki teftişe sayımlarla başlanır Teftiş tarihi itibariyle mizan çıkartılır. Sayım sonuçların ile diğer hesaplara ilişkin dökümler ve yardımcı kayıtların mizana uygunluktan araştırılır.
Başkanlığın program talimatlarında belirttiği oranlarda, bazı servis işlemlerinin tamamı bazılarının ise sondaj yoluyla araştırması yapılır.
Teftişte işlemler, hesaplar ve faaliyet teftişi olmak üzere üç çeşit teftiş söz konusu olmakla birlikte, teftiş çalışları sırasında bunlar kesin olarak birbirlerinden ayrılmazlar ve her iki teftiş birlikte yürütülür. Raporlar da ” işlemler ve hesaplar” adı altında tek bir raporda düzenlenir.
İşlemlerin Teftişi : İşlemlerin kanun , KHK, tüzük, yönetmelik, genelge, genel mektup vb. mevzuata uygun olup olmadıkları; teknik gereklere uyulup uyulmadığı, istemlerde bir yanlışlık , hata, yolsuzluk veya hile bulunup bulunmadığının araştırmasıdır.
Örneğin: Tüketici kredisi verilmesinde müşterinin dosyasında bulunması gereken gelirlerini gösteren belgelerin bulunmaması, mevzuata göre kefil alınması gerekirken kredi işlemlerinde kefil alınmaması , kimlik bilgilerinin eksik veya yanıltıcı olması ileride kredinin geri dönmemesi olasılığını ortaya çıkarır.
Hesapların Teftişi: Teftiş edilen birime ait hesapların teftiş günü itibariyle birbirine uygun olup olmadıklarını anlamak, bir yanlışlık, hata, hile veya yolsuzluk varsa ortaya çıkarmak için yapılır.
Örneğin: Geçici hesaplarda bekleyen bakiyelerin niteliklerinin ayrıntılı olarak yazılmaması nedeniyle yapılan tahsilat ve ödemelerde hile, hata ve yolsuzluklar yapılabilir. Bu hesapların nitelikleri ayrıntılı olarak yazılması ve en kısa sürede kapatılması gerekir.
Faaliyet Teftişi: Banka birimlerinin, kendilerine sağlanan sermaye ve diğer kaynaklan kuruluş amaçlarını sağlamada ne derecede etkin kullandıklarını, ekonomik ve sosyal gereklere uygun olarak karlılık ve verimlilik ilkeleri doğrultusunda çalışıp çalışmadıklarını tespit etmek, rastlanılan olumsuzlukları düzeltici ve gelecekte izlenmesi gerekli yol konusunda önerilerde bulunmak amacıyla yapılır.
Faaliyet teftişlerinde teftiş edilen birim bir bütün olarak ele alınır. O günkü ve geçmişteki faaliyetlerde mevcut personel, plasman ve teknik donamın gibi imkanların kurumun amaçlarını gerçekleştirmede ne derece isabetle ve ustalıkla kullanılmış olduğu araştırılır.
Faaliyet konuları analiz edilerek başarılı ve başarısız olanlar ayrı ayrı belirtilir. Başarısızlıkların nedenleri gösterilir. Gelecekte izlenmesi gereken yol konusunda, gerekçelen de gösterilmek suretiyle önerilende bulunulur. Bütün bunlar yapılırken bölgenin imkanları, potansiyeli hakkında gerekli bilgiler de verilir. Faaliyet teftişi Başkanlığın talimatı üzerine yapılır.
Örneğin: Bölgedeki kurum ve kuruluşlarla yeterince diyalog kurulamaması nedeniyle, bu kurum ve kuruluşların mevduatlarının bankaya aktarılamaması ve kredi verilememesi nedeniyle bankanın kredi dönüşünden elde edeceği gelirin elde edilememesi sonucunu doğuracaktır.
Soruşturma: Her hangi bir konunu soruşturulması , ilgililerin ifadelerine ve bilgilerine başvurulması bankanın kayıt ve belgelerinin incelenmesi, banka dışındaki kurumlardan aydınlatıcı nitelikte doküman elde edilmesi, istihbarat yapılması ve ilgili personelden savunma alınması suretiyle yürütülür.
Soruşturmalar, ilgili kişilerin tutum ve eylemlerinin niteliğine göre idari soruşturma ve kanuni soruşturma olarak ikiye ayrılır.
Banka personelinin mevzuat hükümlerine aykırı, disiplin suçu niteliğinden tutum ve eylemlerine ilişkin araştırma yapılmasına idari soruşturma denir. Kanuni soruşturma , banka personelinin TCK veya diğer kanunlara göre suç sayılan tutum ve eylemleri ile üçüncü kişilerin bankaya yönelik eylemlerine ilişkin olarak araştırma yapılmasına denir.

4.1.1.7. Raporlama
Müfettiş ve müfettiş yardımcıları çalışmalarının Sonuçlarını, işin niteliğine göre hazırladıkları raporlarla Başkanlığa gönderirler. Düzenlenen rapor çeşitleri şunlardır:
– Cevaplı Teftiş Raporu
– Cevaplı Faaliyet Raporu
– Cevapsız Teftiş Raporu
– Gizli Teftiş Raporu
– İnceleme raporu
– Soruşturma raporu
Cevaplı Teftiş raporu: Müfettişler teftiş sonunda tespit ettikleri eksik ve hatalı bulunan, mevzuata aykırı o!an, ilgili birimlerce düzeltilmesi gereken işlemler, kayıt veya hesaplar için cevaplı teftiş raporu düzenlerler. Teftiş edilen banka birimi, cevaplandırılmak üzere kendilerine bırakılan raporları, en geç bir hafta içinde cevaplandırmak zorundadır.
Cevaplı Faaliyet Raporu: Banka birimlerinin kendilerine sağlanan sermaye ve diğer kaynaklan kuruluş amaçlarını sağlamada ne derecede etkin kullandıklarını, ekonomik ve sosyal gereklere uygun olarak karlılık ve verimlilik ilkeleri doğrultusunda çalışıp çalışmadıklarını tespit etmek, rastlanılan olumsuzlukları düzeltici ve gelecekte izlenmesi gerekli yol konusunda önerilerde bulunmak amacıyla yapılan teftiş sonuçlan, Cevaplı Faaliyet Raporları ile bildirilir.
Teftiş edilen Banka birimi, raporları en geç bir hafta içinde cevaplamak zorundadır.
Bütün cevaplı teftiş raporları ve faaliyet raporları 4 nüsha olarak düzenlerin 2 nüsha başkanlığa gönderilir. Bir nüsha teftiş edilen birimde bırakılır. Bir nüsha müfettişte kalır.
Raporların “müfettişin görüş ve tenkitleri” bölümünü oluşturan sayfaları ile “müfettişin tamamlayıcı açıklamaları ” bölümünün yazıldığı sayfaların altı müfettişlik mührü ile mühürlenir, tamamlayıcı açıklamaların son sayfasının altına yazıldığı yer ve tarih belirtilerek imzalanır.
Raporların müfettişin görüş ve tenkitleri bölümünün son sayfasının altına “Bu rapor ……….. sayfadan ve ………….. maddeden ibarettir.” Şeklinde bitiş cümlesi eklenir. Yazıldığı yer ve tarih belirtilerek müfettişlik unvanı ile birlikte ad ve soyad yazılır, ismin tam altına gelecek şekilde müfettişlik mührü basılır ve imza atılır.
Cevapsız Teftiş Raporu (Basit Rapor) : Bankanın birimlerinin teftişi sırasında rastlanılan, ancak, teftiş edilenlerce bilinmesi istenmeyen konularla, sözü edilen birim ve kuruluşların çalışmaları, işlemleri ve hesapları ile personeline ilişkin olarak yapılan, nitelik bakımından inceleme raporu düzenlenmesini gerektirmeyen özel araştırmalar, Cevapsız Teftiş Raporları ite bildirilir.
Bu raporlar, üç nüsha olarak düzenlenir. İki nüshası Başkanlığa gönderilir, bir nüshası da müfettişte kalır. Raporun her sayfası imzalanır ve mühürlenir.
Gizli Teftiş Raporu: Teftiş edilen Banka birimlerinde çalışan personel hakkında, Müfettişlerin görüş ve kanaatini belirttiği, uygun ve gerekli görmeleri halinde personelin ödüllendirilmelerini teklif ettikleri raporlardır.
Gizli Teftiş Raporları, her personel için ayrı olarak düzenlenir. Bu rapor düzenlenirken Personelin gene! durum ve davranışları genel çalışma durumu ve yeteneği, göreve devam ve bağlılığı, mesleki bilgisi ve iş hakimiyeti gibi konularda 100 tam not olarak değerlendirilir. Notlar gizli teftiş raporunun verilen not bölümüne yazılır. Bu notların aritmetik ortalaması alınarak değerlendirme notu kaydedilir.
Değerlendirme notu, 59 ve aşağı olanlar için görüşün oluşmasını etki eden hususlara ait bilgi ve belge örnekleri rapora eklenir.
İnceleme Raporu: Banka ve bankanın denetimle yetkili veya görevli olduğu kuruluşların çalışmalarına ilişkin olarak ya da uygun görülecek konular için yurt içinde ve yurt dışında araştırmalarda bulunulması; sözü edilen yerlerde çalışan personelin soruşturmayı gerektirmeyen tutum ve eylemlerine ilişkin araştırma yapılması durumunda düzenlenir.
İnceleme raporları; Başlangıç, tespit değerlendirmeler, sonuç bölümlerinden oluşur. Müfettiş tarafından uygun görülmesi halinde, bu bölümlere ek olarak müfettişin görüş ve önerileri bölümü eklenir.
Soruşturma Raporu: Banka birimlerinde çalışan personelin veya üçüncü bir kişinin mevzuat hükümlerine aykırı, kanuni veya disiplin suçu niteliğindeki eylemlerine ilişkin olarak soruşturma yapılması durumunda düzenlenir.
Kanuni ve idari soruşturma raporu olmak üzere iki türlüdür.
Kanuni soruşturma raporu: bankada çalışan personelin veya üçüncü bir kişinin bankaya karşı Türk Ceza Kanununa veya diğer bir Kanun hükümlerine göre suç sayılan eylemlerine ilişkin olarak yapılan soruşturma sonucunda düzenlenir.
Başkanlığa önceden bilgi verilmek ve görüş alınmak kaydıyla, suçun türü, hangi kanunla ilgili bulunduğu, tespit edilebilmiş ise kim tarafından ne şekilde işlendiği hususları, sanığın varsa sorgusu ve diğer belgelerle birlikte, bir yazı veya kanuni soruşturma raporuyla doğrudan Cumhuriyet Savcılığına intikal ettirilebilir.
Kanuni soruşturma raporları başlangıç, tespit değerlendirmeler, sonuç bölümlerinden oluşur. Müfettiş tarafından uygun görülmesi halinde, bu bölümlere ek olarak müfettişin görüş ve önerileri bölümü eklenir. Raporların başlangıç bölümüne sırası ile inceleme / soruşturma numarası, talimat mektubunun tarih ve numarası, ihbar / şikayet eden, suç konusu ve suçu sabit görülen başlıkların açılması gerekir. Kanuni soruşturma raporlarında müfettişin görüş ve önerileri bölümü hiçbir gerekçeyle açılmaz.
İdari soruşturma raporu: Banka personelinin, mevzuat hükümlerine aykırı, disiplin suçu niteliğindeki eylemlerine ilişkin olarak yapılan soruşturma sonucunda düzenlenir.
Müfettişler tarafından Başkanlığa gönderilen teftiş ve inceleme raporları, incelenir ve eksikleri varsa tamamlattırılarak Genel müdürlüğün ilgili birimlerine gönderilir. Gene! Müdürlük birimi, teftiş ve inceleme raporları üzerine en geç üç ay içinde ilgili şubelere gerekli talimatı verir. Birim, bu talimatın iki nüshasını bir yazı ekinde Başkanlığa göndermek suretiyle bilgi verir.
İdari soruşturma raporlarının başlangıç bölümüne başkanlığın müfettişe muhatap, inceleme / soruşturma emri ile ilgili talimat mektubunda belirtilen inceleme / soruşturma numarası yazılır. Bunu Başlangıç , tespit değerlendirmeler, sonuç bölümleri takip eder. Müfettiş tarafından uygun görülmesi halinde, bu bölümlere ek olarak müfettişin görüş ve önerileri bölümü eklenir. Daha sonra sırası ile talimat mektubunun tarih ve numarası , ihbar / şikayet eden , ihbar / şikayet edilen , suç konusu ve suçu sabit görülen başlıkları açılır.
Tespit ve değerlendirmeler bölümünde suçun niteliği, ihbarın ne şekilde ele alındığı, ileri sürülen ihbarlar ve deliller belirtilir. Daha sonra sanığın ifadesinin açıklanmasına ve analizine geçilir. Bu bölüm raporun temelini oluşturur. Sonuç bölümünde ise sanığın suçlandığı hareketin oluşup oluşmadığı yönünde tespit ve değerlendirmeler bölümünde varılan sonuç, bu bölümde de gerekçe esas olarak alınır.
Müfettişler tarafından Başkanlığa gönderilen idari ve kanuni soruşturma raporlara, Başkanlık görüşü de eklenerek tamamlandıktan sonra personelin mali sorumluluklarını içermeyen, uyarma ve kınama cezasını gerektiren hallerle ilgili İdari Soruşturma Raporları ile Kanuni Soruşturma Raporları Disiplin Kurulu Başkanlığına gönderilir.

4.1.2. Bankada İç Kontrol Uygulaması
Bankanın yeniden yapılanma sürecinde uygulamaya konulan organizasyon yapısında; Pazarlama, Şube Dışı Kar Merkezleri, Destek Hizmetleri, Mali Kontrol Planlama ve Krediler ile Risk Yönetimi ve İç denetim fonksiyonları birbirinden ayrılarak, “iç Denetim ve Risk Yönetimi Sisteminin mantığına uygun ve organizasyon yapısından kaynaklanan otokontrol sisteminin uygulandığı bir yapı oluşturulmuş ve ilgili 4389 sayılı Bankalar kanunu ve BDOKnun Bankaların İç Denetim ve Risk Yönetimi Sistemleri Hakkında çıkarılan yönetmelikle getirilen yükümlülüklere ilişkin çalışmalara başlanmıştır.
Bu kapsamda ve Bankanın organizasyon yapısına uygun olarak “Risk Yönetimi ve İç Denetim” grubu içinde; iç kontrol faaliyetlerinin tasarımı, idaresi ve eşgüdümü amacıyla İç Kontrol Daire Başkanlığı oluşturulmuş ve görev yönetmeliği Yönetim Kurulu’nun 17.07.201 tarihli onayıyla yürürlüğe girmiştir.
İç kontrol konusunda bankada yapılan işlerin BDDK’ya raporlanması işlemi tamamlanmış, iç kontrol elemanlarının seçimi yapılarak eğitime başlanmıştır.
İç kontrol yönetmeliği çıkarılmış ve iç kontrol noktalan tespit edilmiştir.
İç Kontrol şube ve birimlerde bağımsız bir birim olarak çalışacaktır. Ek: 4-5-6-7) deki organizasyon şemalarında çeşitli büyüklükte şubelerdeki iç kontrol bölümünün yeri gösterilmektedir.
İç kontrol elemanları, her türlü görev ve emirlerini Başkanlıktan alırlar. Göreve ait çalışmalarının sonucunu Başkanlığa veya Başkanlıkça belirlenecek esaslar doğrultusunda, grup başkanına bildirirler.
Merkez şubelerde grup başkanı olarak görevlendirilen iç kontrol elemanı, merkezdeki ve bağlı şubelerdeki iç kontrol elemanlarının koordinasyon ve yönetiminden sorumludur.
Genel Müdürlük ve merkez şubelerdeki iç kontrol elemanları doğrudan İç Kontrol Daire Başkanlığına bağlı olarak çalışırlar. İzin, sicil ve performans değerlendirmeleri yönünden Başkanlığa bağlıdırlar. Hazırladıkları raporlar gereği yapılmak üzere şubenin kontrol bölüm müdürü veya kontrol yönetmenine verilir. Sonuçları ise iç kontrol merkezine gönderilir.
Bağlı şubelerdeki iç kontrol elemanları ise Merkez şube iç kontrol merkezine bağlı olarak çalışırlar.
İç kontrol elemanları, düzenledikleri raporları, merkez şubelerde ilgili bölüm müdürüne, bağlı şubelerde ise ilgili yönetmene imza karşılığı verirler.

4.1.2.1. Raporlama
İç kontrol elemanları, çalışmalarının sonuçlarını işin niteliğine göre;
– Standart Bilgi Formu,
– Risk Uyan Raporu ile tespit ederler.
Raporlar, denetlenen birim veya şubenin Kontrol Bölüm Müdürü veya Kontrol Yönetmenine gereği yapılmak üzere verilir, sonuçları Başkanlıkça belirlenen prosedürlere uygun olarak, bağlı bulunulan grup başkanı veya İç Kontrol Merkezine gönderilir.
Standart Bilgi Formu: Mevzuatta yer alıp, şubece uygulanmayan ancak herhangi bir zarar yaratmamakla beraber, risk yaratabilecek nitelikteki şekli unsurlara ilişkin eksikliklerden, şube yöneticilerini ve diğer personeli bilgilendirmek amacıyla düzenlenen standart nitelikteki formdur.
Bu formda daha çok imza, mühür, kimlik bilgileri, tarih vb. unsurların yanı sıra, geriye dönük olarak düzeltilmesi mümkün ve gerekli olmayan hata ve eksikliklere ilişkin tespitler yer alır. Şube veya birimden düzeltme ve cevap talep edilmez. Denetlenen birim veya şube yöneticisi bu formda yer alan eksikliklere dayalı olarak, elemanların bilgilenmesini ve uyarılmasını sağlar.
Bu form iki nüsha düzenlenir. Bîri şube, diğeri de iç denetim elemanı tarafından saklanır.
Risk Uyarı Raporu: Şube veya birimin, yasa! düzenlemelere veya banka mevzuatına aykırı olup, zarar doğuran veya zarar riski yaratan eksik veya hatalı işlemlerin belirtildiği formdur.
Bu raporda, eksik ve hatalı işlem hiçbir tereddüde meydan vermeyecek şekilde bütün ayrıntılarıyla belirtilir ve işlemin niteliğine göre, bir hafta içinde düzeltilerek sonucun bildirilmesi istenir.
Bu raporlar üç nüsha düzenlenir. Bir nüshası birim ve şube yetkililerince imzalanır ve iç kontrol elemanına iade edilir. İç kontrol elemanı bu nüshayı takip amacıyla dosyasında saklar. Diğer iki nüsha ise şubece alınıp, her ikisine de şube cevabı veya düzeltmeye ilişkin açıklama yazıldıktan sonra , iç kontrol elemanının imzası alınarak bir nüsha şube dosyasına takılır, ikinci nüsha ise cevap niteliğinde olmak üzere iç kontrol elemanına verilir.
Denetlenen birim veya şubeler, tespit edilen hatalı işlemi süresi içerisinde düzeltip düzeltmediklerini raporun ilgili bölümüne kaydederler. Hatalı işlem düzeltilmemiş ise, bunun nedenleri de bu bölümde belirtilir.
Bu raporda düzeltilmesi istenilen hatalı işlem düzeltilmemiş ise, bir yazı ekinde bir örneği bağlı bulunulan grup başkanına gönderilir, grup başkanı merkez şube yetkililerine bağlı şubedeki bu hatayı yine aynı usulle raporlar ve sonucun kendisine bildirilmesini ister, hatalı işlem düzeltilmemiş ise Başkanlığa rapor eder.
Başkanlığa gönderilen iç kontrol raporları, Genel Müdürlüğün ilgili birimlerine verilir. Gene! Müdürlük birimi, raporlar üzerine şubelere gerekli talimatı verir. Birim, bu talimatın iki nüshasını bir yazı ekinde Başkanlığa göndermek suretiyle bilgi verir.
Bunların bir nüshası, Başkanlıkça iç kontrol elemanına gönderilir.

Yorum yazın